การทำงานออนไลน์หรือการทำงานแบบ Work from home ก็กลายเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างมาในยุคปัจจุบัน ที่การรวบตัวกันในที่ทำงานนั้นอาจจะเสี่ยงมากๆ แต่จะทำงานอย่างไร เมื่อไม่สามารถติดต่อกันได้ หรืออยากจะติดต่อผ่านช่องทาง Line ส่วนตัว ก็อาจจะไม่สามารถเก็บเป็นเรื่องส่วนตัวได้ ทาง Line ก็ได้เปิดตัวแอปอย่าง LINE WORKS ที่จะมาตอบโจทย์สำหรับการคุยงานโดยไม่ได้ใช้ Line ส่วนตัวแล้ว ในบทความของ TamKung วันนี้เราจะมาแนะนำวิธีการใช้งาน ว่าเราต้องทำอย่างไรกันบ้าง

{tocify} $title={Table of Contents}

อย่างที่ผมบอกไปว่า การที่ทำงานจากที่บ้านแล้วจะต้องหาช่องทางการติดต่อกัน ก็อาจจะเป็นเรื่องยาก จะให้ใช้ Line Group ก็อาจจะได้ แต่มันก็เหมือนไม่ได้แยกเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวออกจากกัน หรือจะต้องหาช่องทางอื่นๆ ก็อาจจะยุ่งยาก ทาง Line ก็ใจดี ปล่อยแอปใหม่(ที่จริงก็มีออกมานานแล้ว แต่สมัยก่อนยังไม่ค่อยดีเท่าตอนนี้) อย่าง LINE WORKS ที่จะทำให้การคุยงานไม่ต้องไปคุยใน Line Group แล้ว แถมใช้งานได้ฟรีสำหรับรุ่นเริ่มต้น กับฟีเจอร์ที่เรียกว่าครบครันสำหรับการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรเลยละครับ

แอป LINE WORKS มีให้บริการทั้ง iOS Android และบน Website

สามารถติดตั้งแอปได้ที่

iOS App Store | Google Play Store หรือใช้งานผ่านเว็บไซต์ https://line.worksmobile.com/

ขั้นตอนการสมัครเพื่อเปิดใช้งาน LINE WORKS

ขั้นตอนที่ 1 ให้เข้าไปที่ https://line.worksmobile.com/ หลังจากนั้นก็กด Create a Company account 

ขั้นตอนที่ 2 ให้กรอกรายลละเอียดเกี่ยวกับบริษัทหรือกลุ่มงานของเรา 

ขั้นตอนที่ 3 กรอกชื่อ-นามสกุลของ AAdministrator หรือผู้ดูแลระบบ

ขั้นตอนที่ 4 ยืนยันตัวจนผ่าน OTP และใส่ Email เพื่อยืนยันด้วยนะครับ

หลังจากนั้นเราก็จะได้บัญชี LINE WORKS มาแล้ว

ฟีเจอร์ของ LINE WORKS

  • บัญชีและการติดต่อ


เนื่องจากมันไม่ใช่ไลน์ เพราะฉะนั้นมันจะแยกข้อมูลของทีมงานอย่างชัดเจน ทำให้เราสามารถแยกหมวดหมู่ผู้ใช้งานภายในองค์กรหรือบริษัทเราได้ รวมไปถึง เราสามารถจัดกลุ่มงานกับทีมงานในบริษัทเราได้ โดยเราจะตั้งค่าให้พนักงานของเราอยู่ในสายงานไหน ก็สามารถสร้างกลุ่มสายงานนั้น แล้วระบบก็จะดึงเข้ากลุ่ม และจัดระบบการแจ้งเตือนต่างๆ ที่เราได้ตั้งค่าเอาไว้ ซึ่งจะสามารถจัดค่าทั้งตำแหน่ง ระดับยศ และประเภทของทีมงานได้ ความง่ายของระบบนี้คือการที่จะสามารถแบ่งพนักงานและทีมงาน ซึ่งจะทำให้เรารู้ว่าทีมงานคนไหน มีตำแหน่งและหน้าที่อะไรบ้าง ต้องคุยงานกับใคร หาช่องการติดต่อได้ง่ายมาก สามารถทักไปคุยได้โดยไม่ต้องไปตามหารายชื่อว่าใครอยู่ห้องไหน มีบัญชีอยู่ตรงไหนด้วย สะดวกมากๆ เลยละครับ

ซึ่งเราก็ต้องทำการเชิญทีมงานเข้ามาใน LINE WORKS กันก่อน และให้ทีมงานทุกคนได้กรอกและลงทะเบียนให้เรียบร้อย ผ่านการเชิญด้วย Line หรือจะเป็น QRCode ก็ทำได้ครับ 

และนอกจากนี้แล้ว เรายังสามารถเชื่อมต่อบัญชีกับบุคคลภายนอกได้ ผ่าน External Message ซึ่งเราอาจจะเอาไว้ใช้งานสำหรับการพูดคุยกับลูกค้าที่ต้องการคุยกับทีมงานหรือบริษัทของเราโดยตรง โดยสามารถเพิ่มเพื่อนได้เหมือนกับการใช้ Line ปกติเลยละครับ


  • การรับ-ส่งข้อความ

ในส่วนของการรับและส่งข้อความก็จะมีความเหมือนกับการใช้งานผ่าน Line เลยครับ สามารถพิมพ์ข้อความ ส่งรูปภาพ ส่งเสียงหรือส่งไฟล์ให้ก็ได้ ข้อดีก็คือ แม้ว่าเราจะเปลี่ยนเครื่อง เปลี่ยนบัญชี ข้อมูลหรือไฟล์ที่เราส่งไปก็จะไม่หายไปครับ โดยทั้งหมดนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลบน Cloud ซึ่งจริงๆ แล้วจะมีค่าใช้จ่าย แต่ทาง LINE WORKS จะให้เราใช้พื้นที่จัดเก็บไฟล์ฟรี 5GB ครับ


นอกจากนี้แล้ว หากเราใช้ฟีเจอร์การแจ้งเตือนต่างๆ แล้วกดแท็กมาตามกลุ่มงาน หรือประเภททีมงาน มันจะมาปรากฎในกลุ่มแชทพวกนี้โดยอัตโนมัติครับ ทั้งการแจ้งเตือนการประชุม งานประกาศบนบอร์ด ก็จะมาแสดงให้เห็นในแชทนี้ ไม่มีทางที่จะพลาดข่าวสารที่ทางบริษัทต้องการแจ้งให้ทีมงานทราบอย่างแน่นอนครับ

  • หน้าของกระดาน/Board


หน้ากระดานหรือบอร์ดนี้เป็นเหมือนโซนเอาไว้แจ้งข่าวสาร ประกาศต่างๆ จากทางบริษัท รวมถึงการแจ้งเตือนไปยังทีมงานต่างๆ ให้ทราบความเคลื่อนไหว โดยที่จะมีทั้งแบบโพสต์ที่จำเป็นต้องอ่าน กับปกติ โดยเราสามารถเพิ่มโพสต์ได้ และที่สำคัญคือการมี Template ให้เลือกสำหรับการใช้งานบอร์ด เช่น รายงานประจำสัปดาห์ หรือรายรับ-รายจ่ายของบริษัท ทำให้เราแจ้งข้อมูลได้ง่ายขึ้นเพียงกรอกข้อมูลไม่กี่นาที คนทั้งบริษัทหรือทีมงานก็จะได้ทราบข่าวสารได้แล้วละครับ

  • หน้าปฏิทิน


หน้าปฏิทินเป็นหน้าที่เอาไว้แสดงตารางว่าในแต่ละวันต้องมีใครไปทำอะไรบ้าง ทีมงานคนไหน หรือกลุ่มไหนต้องทำอะไร ก็สามารถลงเวลาเอาไว้ได้ เพื่อเป็นการนัดหมายครับ นอกจากนี้ยังสามารถนัดประชุมเพื่อการประชุมต่างๆ ได้ โดยที่นอกจากจะลงเวลาว่าต้องประชุมแล้ว ยังสามารถแจ้งเตือนไปยังกลุ่มแชทของทีมงานกลุ่มนั้นๆ ว่ามีประชุม นอกจากนั้นแล้วตัวแอปเองก็จะสร้าง Video Meeting ให้เราด้วย หากต้องการประชุมผ่านการ Video Call ซึ่งมันสะดวกมากๆ ไม่ต้องข้ามไปใช้บริการอื่นๆ เลย

  • Task หรือ To do list


ในส่วนของ Task ก็เหมือนสมุดจดเตือนความจำ ว่าเรามีงานอะไรต้องทำบ้าง โดยตัวแอป LINE WORKS จะทำการเปลี่ยนจากข้อความเป็น To do list ที่ดูง่ายและเข้าใจ เพื่อการใช้งานที่สะดวกครับ โดยเราจะสามารถแนบไฟล์ แนบรูปเอาไว้ด้วย เผื่อเราต้องใช้ไฟล์เหล่านั้นประกอบการทำงานนั้นๆ และหากเราต้องการเอา Task นี้ไปให้กับทีมงานคนอื่นๆ หรือทีมอื่นๆ ก็สามารถ Assign งานไปให้ได้ด้วย โดยมันจะไปแจ้งกับทีมงานกลุ่มหรือคนนั้นโดยอัตโนมัติเลยละครับ ซึ่งจะทำให้เราติดตามงานได้ค่อนข้างไว ว่าตอนนี้เหลือหรือทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง

สรุป

ผมเองมองว่า LINE WORKS เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ดีในการทำงานกับคนอื่นๆ โดยจะได้แยกความเป็นส่วนตัวออกจากงานได้อย่างชัดเจนนะครับ และมันใช้งานง่าย หน้าตาโปรแกรมก็สวยงาม แนวมินิมิล เข้าใจได้เร็วแถมใช้งานฟรี(แบบมีเงื่อนไข) อีกด้วย และหากมีการขยับขยายองค์กรใหญ่ขึ้น ก็สามารถซื้อบริการจาก LINE WORKS ได้เลยนะครับ ผมว่าราคาก็ไม่ได้แพงอะไรขนาดนั้น

LINE WORKS นั้นอาจจะเหมาะกับบริษัทขนาดเล็กๆ ที่กำลังจะเติบโตครับ เพราะว่าการใช้งานไม่ซับซ้อน และเหมาะกับงานที่ต้องการพูดคุยกันเยอะๆ จดบ่อยๆ ส่งไฟล์ Word หรือ Excel กัน แต่หากสำหรับบริษัท Startup ที่ต้องการส่งงานผ่าน Code ตัว LINE WORKS ก็อาจจะไม่ได้ตอบโจทย์ในเรื่องของการส่ง Code แบบนั้นแอปอย่างอื่นก็น่าจะเหมาะสมกว่า ก็ต้องเลือกใช้งานให้เข้ากับบริษัทและงานที่ทำด้วยนะครับ